Vor Kurzem rief mich meine Freundin Anna an. Sie arbeitet in der Auftragserfassung eines großen Unternehmens und musste sich einfach mal bei jemanden ausheulen. Annas Job besteht darin, täglich hunderte Bestellungen manuell zu erfassen. Erfassungsfehler werden vom System gemessen und fließen genauso wie die Anzahl der täglich erfassten Aufträge in die wöchentliche Bewertung ein. Stimmen die Erfassungszahlen nicht, gibt es ein sehr unangenehmes persönliches Gespräch mit dem Vorgesetzten. Sie fühlt sich wie eine gesichtslose Maschine und wünscht sich nichts sehnlicher als wieder einer abwechslungsreicheren Tätigkeit nachzugehen. Meine Antwort war erstmal sehr direkt: „Was ist das nur für ein rückständiges Unternehmen?“.
Zugegeben Annas Arbeitgeber hat einen sehr guten Nischenplatz eingenommen und wahrlich kein Problem mit der Wettbewerbsfähigkeit. Aber ist das ein Freibrief für technischen Stillstand? Überlegen Sie doch einmal: Es arbeiten 6 Mitarbeiter 40 Stunden die Woche an der Erfassung der eingehenden Bestellungen. Dieses Potenzial könnte das Unternehmen an anderen Stellen viel effizienter einsetzen. Statt sich mit Industrie 4.0 zu beschäftigen und sich einfach mal Gedanken zu machen, wie man die Prozesse optimiert, lässt das Unternehmen die Dinge einfach weiterhin so laufen, wie sie sind und akzeptieren infolgedessen eine Kündigung nach der anderen. Nicht nur in puncto Employer Branding ist das toxisch, alle nahezu internen Prozesse sind ebenfalls davon betroffen.
Kluge Köpfe wissen, dass Daten das neue Gold sind. Nicht nur, weil man durch sie mehr weiß, sondern weil man, wenn man mit Daten richtig umgeht, Sie für sich arbeiten lassen kann. Nehmen wir das Beispiel EDI.
EDI, der elektronischen Datenaustausch, ermöglicht es einem Sendersystem (z. B. ERP des Lieferanten) und einem Empfängersystem (z. B. ERP des Kunden) vollautomatisch miteinander zu kommunizieren. Das heißt, keine manuelle Datenerfassung, kein umständlicher Postweg und viel weniger verschwendete Zeit.
Es handelt sich hierbei nicht um einen vorbeiziehenden Tech-Trend. EDI ist in großen und mittelständigen Unternehmen bereits seit Jahren etabliert und wird selbst bei staatlichen Institutionen eingesetzt. Finanzämter beispielsweise nutzen EDI, um Mehrwertsteuerbetrug aufzudecken. Durch sogenannte E-Invoicing Verfahren kann der Staat nachvollziehen, wer welche Rechnung gestellt und erhalten hat und dadurch die abgeführte Mehrwertsteuer mit den tatsächlichen Rechnungen abgleichen.
EDI kann in nahezu jeder Abteilung Mehrwert bringen. Neben Bestellungen und Rechnungen ist es auch bei Zollerklärungen, Lieferavis und Lagerbestandsberichten ein Gewinn für jedes Unternehmen.
Außerdem hat EDI im Gegensatz zu vielen anderen Digitalisierungsmaßnahmen zwei klare Vorteile: Es ist in weniger als 10 Tagen eingerichtet und wird mit dem richtigen EDI-Dienstleister transparent und kostengünstig abgerechnet. Dank Web-EDI-Services wie VISIFLOW von VISICON können Sie auch Unternehmen anbinden, die selbst kein EDI nutzen.
Für meine Freundin Anna ist es Zeit, über eine berufliche Veränderung nachzudenken. Ihr Vorschlag, das Thema Digitalisierung in den Mittelpunkt zu stellen, wurde nur belächelt. Es sei doch alles gut, wie es ist, sagten Ihre Vorgesetzten.
EDI-FAQ
Wofür steht EDI?
EDI steht für „electronic data interchange“ oder zu Deutsch „elektronischer Datenaustausch”.
Was macht EDI?
EDI regelt den Datenaustausch zwischen zwei betriebswirtschaftlich unabhängig voneinander agierenden Entitäten wie beispielsweise zwei Unternehmen. Oder anders ausgedrückt: EDI ermöglicht es einem Sendersystem (z. B. ERP des Lieferanten) und einem Empfängersystem (z. B. ERP des Kunden) vollautomatisch miteinander zu kommunizieren.
Wofür braucht man EDI?
Je größer ein Unternehmen wird, desto komplexer wird auch die Systemlandschaft. Um wichtige Ressourcen zu schonen, wird so viel digitalisiert, wie vertretbar ist. EDI ist hierbei die Weiterentwicklung des Postweges.
Früher wurde bei einem Geschäftsfall wie einer Materialbestellung zum Datenaustausch Belege im System erzeugt, gedruckt, per Post versendet und vom Empfänger manuell in das jeweilige Empfängersystem übertragen. Das war nicht nur fehleranfällig, sondern hat auch enorm viel Zeit gekostet.
Heute können wir verschlüsselte Daten systemlesbar versenden. Wir überspringen also den Postweg und die manuelle Eingabe und lassen die Systeme direkt miteinander kommunizieren (Vorausgesetzt der Sender und der Empfänger haben EDI im Einsatz).
Wie funktioniert EDI?
Eine Person erstellt einen Beleg im Sendersystem zum Beispiel in SAP und wählt die Übertragungsart EDI aus. Die Daten werden nun in einer standardisierten Struktur zusammengefasst und an das Empfängersystem übertragen.
Jede EDI-Nachricht verfügt über Metainformationen und Nutzinhalte. Metainformationen vermitteln dem Empfängersystem, wie mit den Daten umgegangen werden soll. Damit ist die Art der enthaltenen Inhalte, die Verarbeitungsweise der Nachricht und das Routing an den Empfänger gemeint. Zum Nutzinhalt zählen die konkreten Daten. Dazu zählen Belegdaten wie zum Beispiel Bestellmenge, Artikel, Preis oder auch die Lieferadresse. Die Daten unterscheiden sich je nach Nachrichtentyp.
Die Nachricht erreicht das Empfängersystem, welches dank der Struktur und der Metainformationen weiß, wie es die Daten interpretiert. Die empfangende Person kann die Daten nun direkt im Empfängersystem weiterverarbeiten.