Mit VISIPOST haben sie die volle Kontrolle über alle ausgehenden Belege, ob per Mail, per Post oder via EDI – alles in einer Übersicht und mit einem Klick versandt.
Rechnungsversand
Ein Kunde möchte seine Rechnung gerne weiterhin klassisch per Post erhalten, der andere fordert ZUGFeRD-Rechnungen und mit dem nächsten sind sie via EDI vernetzt. Um allen Anforderungen und Wünschen der Empfänger gerecht zu werden, steckt eine hohe Fehleranfälligkeit in den Prozessen. Zudem wird unheimlich viel Zeit damit verbracht Rechnungen zu Drucken, zu Kuvertieren und zu Frankieren – oder die Rechnungen mit ausgewählten Anhängen, wie zum Beispiel Stundennachweisen an den gewünschten Empfänger zu versenden? Mit VISIPOST kann dies nachvollziehbar mit nur einem Klick erfolgen. Alles, was Sie tun müssen: Einmal festlegen, in welchem Format und über welchen Transportweg jeder einzelne Ihrer Kunden seine Belege empfangen möchte. Über die Option «Belegdruck» können Belege weiterhin als Papierrechnung verschickt werden. Den Druck und Postversand übernimmt dann unser zertifizierter Partner für Sie und das schnell und portooptimiert. Der Rechnungsversand per Mail erfolgt ebenso über die Beauftragung von VISIPOST an den hinterlegten Empfänger, zusätzliche Empfänger, Anhänge und Nachrichten können ergänzt werden. Elektronische Ausgangsrechnungen können ebenso maschinenlesbar in unterschiedlichsten Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD oder EDIFACT erzeugt und auf digitalem Wege zugestellt werden. Sogar komplett individuelle Empfängerformate sind möglich. Der elektronische Versand kann zudem auf unterschiedlichen Sicherheitsstufen erfolgen und die Belege sicher verschlüsselt Ihren Empfänger erreichen. Über das Monitoring von VISIPOST haben Sie dabei jederzeit den aktuellen Status aller versandten Dokumente im Blick, egal auf welchem Weg der Beleg zu seinem Empfänger ist. Den EDI-Versand, der sonst im Hintergrund läuft, haben sie so auch nachvollziehbar mit in dieser Übersicht. Klingt das nicht mal nach einem vereinfachten Workflow für Sie?
Versand der Gehaltsabrechnungen
Für den Versand von HR-Dokument ist das ebenfalls möglich. Beim Belegversand in der Personalbuchhaltung entstehen, aufgrund der Sensibilität der Daten und die dadurch oftmals geforderte Einhaltung des Vieraugenprinzips, zusätzliche Aufwände. Nutzen Sie für den Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen VISIPOST, sparen Sie somit enorm Zeit und Geld. Die Erstellung der Belege erfolgt wie gewohnt. Der gewünschte Zustellweg wird in den Stammdaten des Mitarbeiters im SAP hinterlegt, ob gedruckt per Post, durch interne Verteilung oder elektronisch als verschlüsselter Anhang an die private E-Mail-Adresse. Einmal eingerichtet kann auch der Wechsel des Versandkanals auf Knopfdruck erfolgen. Die Dokumente werden in SAP generiert und mit VISIPOST zur digitalen Aussendung oder physischen Produktion übertragen. Über den VISIPOST-Monitor in SAP haben Sie auf Sendungsebene alle relevanten Informationen in Echtzeit verfügbar. Durch die direkte Verarbeitung und Überwachung im SAP und die Auslagerung der Zustellung auf unseren Service optimieren Sie die Prozesse der Personalbuchhaltung.
Weitere mögliche Belegarten für den digitalisierten Versand mit VISIPOST:
Vertrieb: Auftragsbestätigung, Faktura, Lieferschein, Lieferavise
Einkauf: Bestellungen
Finanzwesen: Mahnungen, Zahlavise, Kontoauszügen, manuelle Rechnungen
Personalwesen: Gehaltsnachweisen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsnachweisen, Zeitnachweisen, Mitarbeiterinformationen
Partner: Vertragsmanagement
Wickeln Sie den Belegversand auf Ihrer Seite komplett elektronisch ab und nutzen Sie die Synergien.
VISIPOST = Eine Lösung für alle Empfänger.